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题目:北京宇航系统工程研究所办公文件管理平台的设计与实施

关键词:文件管理;B/S架构;无纸化办公

  摘要


       随着企业业务量不断增长、企业规模不断扩大,办公文件管理工作面临着日益繁重的挑战,传统意义的纸质文件与电子文件共同管理对企业文件管理模式带来更大的挑战。尤其是在涉及企业信息秘密的文件管理时,传统的手工文件流转、销毁、留存登记规范化、效率、保密信息知悉范围控制均满足不了企业信息沟通需求。同时,企业无法对本单位文件台帐的整体情况进行管控,存在着一定的管理风险。为此,本文将着力解决上述文件管理问题,建立企业办公文件管理平台,优化企业办公文件管理流程,实现文件的高效、规范、全局管理。

       论文从北京宇航系统工程研究所的文件管理需求调研入手,详细分析了企业业务模式与业务需求,梳理归纳了电子传真管理、纸质文件管理、电子公文管理三大功能需求及稳定性、安全性、易用性、可维护性、可拓展性等非功能需求,并研究完成了系统的架构设计、功能结构设计、网络拓扑设计、数据库设计及接口设计等,同时论述了各功能模块的详细设计方案。为了实现整个系统的功能需求,拟采用基于B/S架构的J2ee语言进行开发,以文件管理为主线,提供涵盖电子传真技术、纸质文件管理技术和电子公文管理技术,搭建办公文件管理平台,对系统测试进行阐述及结果进行分析,最后描述并总结了系统的实施效果。

       办公文件管理平台上线后,在简化流程、节约人力资源及时间成本上发挥了积极的作用,方便员工文件查阅的同时有效规范了企业的办公文件管理工作,有效推进企业从传统办公管理模式转向现代化无纸化办公管理模式,大大提升了企业的核心竞争力。