● 摘要
相对于一般的电子文件，电子政务环境下的电子文件有着重要的保存意义，因为它是政府进行行政决策和发布政策信息的立足点，也是日后检查相关执政行为是否得当及查阅政府文件是否合理合法的依据。目前，电子政务中电子文件的长久保存是电子政务研究探讨的一个热点问题，但是，和传统纸质文件相比，电子政务中电子文件的长久保存面临着非常多的风险和挑战，其中，在电子文件形成阶段所造成的风险尤为突出，值得系统进行研究。
本文立足于政府电子文件的形成阶段，并引入风险管理理论，分析了电子政务环境下电子文件形成过程中威胁长久保存的各种风险因素、风险表现及所造成的风险后果，并归纳出形成阶段的关键风险有哪些，在实际工作中这些关键风险更应当引起我们的重视。通过对形成阶段风险的识别，论证其是否会对电子文件的长久保存构成威胁，并构建一个覆盖内、外部应对领域，集成网络、应用系统、人员、制度等应对方式，利用管理和技术两种应对手段的全方位风险应对体系，以期达到对电子文件长久保存提供新的解决思路的目的。从整体思维来把握，本文主要分为四大部分。
第一部分介绍了电子政务中电子文件的相关概念及其理论依据，通过相关概念的介绍，使我们对电子政务中电子文件的来源及种类有了一定的了解，对电子文件的形成过程、形成阶段、长久保存及风险因素等概念有了基本的认识；阐述了本文写作的理论依据，包括电子文件生命周期理论、文件连续体理论、风险管理理论、信息系统论。其中电子文件生命周期理论是本文写作的立足点，没有文件的生命周期，就没有本文所要讨论的文件生命周期前端的形成阶段。
第二部分主要介绍了电子政务中电子文件的形成环境以及电子文件形成阶段与长久保存的关系。电子文件的形成环境指的是文件多产生于机关内部的应用系统如办公自动化系统、政府门户网站系统等等之中，并结合这个形成环境，探讨电子文件形成的整个过程，指出文件在形成阶段具有易于修改、形成主体多样化等特点，这些特质进一步说明了形成阶段风险的突出性。根据生命周期理论，电子文件可以分为生成、流转和保存阶段，电子文件没有生成，就谈不上对其的保存；而且，只有在电子文件形成阶段生成符合长久保存质量要求的文件，文件才能顺利进入保存阶段进行长久保存。因此电子文件形成阶段与长久保存具有密切的关系。
第三、四部分是本文的核心。第三部分主要是对电子政务中电子文件形成阶段的各种风险进行识别，具体识别方法是：第一、确定电子文件长久保存的质量目标，如电子文件必须是真实的、准确的、完整的等；第二，采用目标偏离法对形成阶段的风险进行识别，即形成阶段的哪些风险因素会造成长久保存质量目标的缺损（不真实、不准确、不完整等），第三，识别出形成阶段威胁长久保存的具体风险。
第四部分讲述的是电子文件形成阶段风险的应对。风险应对包括两大领域、两类手段、两个关键点及三种策略。具体风险应对措施我们从内部领域和外部领域来分别阐述，其中，外部领域是指政府机构所处的外部环境，包括电子政务系统所依托的网络平台类风险应对以及外部用户类风险应对；内部领域的风险应对包括文件形成人员、机构内部其他人员、规章制度、硬件设施、应用系统类的风险应对。通过这些方方面面的风险应对，构建一个基于电子政务环境的全方位风险应对体系。